Unidad 1. El sistema de información
y su rol en la organización
1. Sistemas de información .....................................................
1.1 La función ejecutiva y la información .........................
1.2. Concepto de dato ............................................................
1.3. Concepto de información ...............................................
1.4. Nociones de la teoría general de sistemas..................
1.4.1.La teoría general de sistemas .............................
1.4.2.Concepto de sistema .............................................
1.4.3.Modelo de sistema ................................................
1.4.4.Caja negra .............................................................
1.4.5.Jerarquía de sistemas ..........................................
1.4.6.Límite de un sistema ...........................................
1.4.7.El enfoque de sistemas ........................................
1.5. El sistema de información ............................................
1.5.1.Concepto.................................................................
1.5.2.Requisitos de la información eficiente ...............
1. SISTEMAS DE INFORMACIÓN
1.1. La función ejecutiva y la información
La característica distintiva de la actividad gerencial es la
manipulación de representaciones simbólicas. Un gerente o supervisor
no opera con objetos materiales, sino con información sobre
problemas de decisión y con información bajo la forma de decisiones.
Está claro, por lo tanto, que la información es la materia
prima de la actividad ejecutiva y, al mismo tiempo, es la forma
que adopta el resultado de esa actividad.
En consecuencia, la información de que dispone un ejecutivo
determina la calidad de sus decisiones. Dada una cierta capacidad
de análisis, evaluación y selección de alternativas, las decisiones
serán más eficientes cuanto más eficiente sea la información con
la que se elaboran.
En la práctica de muchas organizaciones, el problema que
aqueja a los gerentes es el de sufrir escasez de información, a
pesar de que cuentan con una verdadera sobreabundancia de
datos. En gran parte, ello se debe a que se confunden los conceptos
de dato e información. Por lo tanto, es de sumo interés
detenerse a analizar en qué consisten las diferencias entre
ambos.
Unidad 1
EL SISTEMA DE INFORMACIÓN
Y SU ROL EN LA ORGANIZACIÓN
1.2. CONCEPTO DE DATO
Un dato es una representación formalizada de entidades o
hechos, adecuada para la comunicación, interpretación y procesamiento
por medios humanos o automáticos.
Por ejemplo, en una organización, existen empleados, muebles,
etc. Para cada empleado, hay un número de legajo; para cada
mueble, un número de inventario, etc.
Del mismo modo, existen representaciones simbólicas de lo
que sucede en una organización. Por ejemplo, si se realiza una
venta al contado, esa venta generará datos como un número de
factura, un importe percibido, etc.
1.3. Concepto de información
Información es el significado que una persona asigna a un
dato.
La información es un dato o un conjunto de datos evaluados
por un individuo concreto que trabaja, en un momento dado, sobre
un problema específico, para alcanzar un objetivo determinado.
La información se genera a partir de un grupo de datos seleccionados
para reducir la dosis de ignorancia o el grado de incertidumbre
de quien debe adoptar una decisión.
La información hace referencia, pues, a datos estructurados
y seleccionados para un usuario, una situación, un momento y un
lugar. Mientras no sean evaluados o aplicados a un problema
específico, los datos seguirán siendo sólo datos, es decir, símbolos
con poco o ningún significado.
Es necesario, pues, habilitar los medios para convertir los
datos en información. Éste es, precisamente, el papel del sistema
de información, según se verá más adelante.
1.4. Nociones sobre teoría general de sistemas
1.4.1. La teoría general de sistemas
La teoría general de sistemas se ha desarrollado en el siglo
XX. Este enfoque suministró las relaciones causales que los científicos
buscaban. Sin embargo, cuando se trataba de fenómenos complejos,
el todo resultaba ser más que la simple suma de las propiedades
de las partes tomadas por separado. Se comprobó que el
comportamiento de los sistemas complejos (y, en realidad, todos lo
son) debe explicarse no sólo en función de sus componentes, sino
también en función de todo el conjunto de relaciones existentes
entre ellos. Esto constituyó un cambio de metodología.
Ludwig von Bertalanffy formalizó y propició esta metodología
en el decenio de 1920, mediante la formulación de su Teoría General
de los Sistemas a comienzos del decenio de 1930, pero su
trabajo principal sobre este tema fue publicado en 1950 e impulsó
el desarrollo ulterior.
1.4.2.Concepto de sistema
Un sistema es un conjunto de elementos interrelacionados de
modo tal que producen como resultado algo superior y distinto a
la simple agregación de los elementos.
De acuerdo con esta definición, en todo sistema existen los
siguientes componentes: elementos, relaciones y objetivo.
Los elementos o partes que conforman un sistema pueden ser
humanos o mecánicos, tangibles o intangibles, estáticos o dinámicos.
Las relaciones entre los elementos son las que hacen que
todo sistema sea complejo. La importancia de las relaciones, tanto
en el análisis y el diseño como en el comportamiento del sistema,
es fundamental.
En cuanto al objetivo, puede afirmarse que constituye la razón
de ser de un sistema. El comportamiento teleológico, es decir,
dirigido a la búsqueda de un objetivo, de un resultado, de una
meta o de un estado de equilibrio, constituye una característica
presente en todos los sistemas. El objetivo define al sistema; nada
puede hacerse respecto a un sistema (estudiarlo, rediseñarlo, evaluarlo,
operarlo, dirigirlo, etc.) si no se conoce su objetivo.
El logro de un resultado superior y distinto a la simple agregación
de los elementos constituye lo que se llama “efecto sinérgico”.
Si a un sistema se le saca (o se le agrega) una parte, no puede
esperarse que siga funcionando igual; pero, a raíz de la sinergia,
ni siquiera puede esperarse que funcione “igual, menos (o más) la
proporción de esa parte”.
1.4.3.Modelo de sistema
Todo sistema se puede definir por sus entradas, su proceso y
sus salidas, y responde, por lo tanto, al modelo cuyo esquema es
el que se muestra en la siguiente figura:
ENTRADA -------à PROCESO-------à SALIDA
Esquema del modelo de sistema.
1.4.4.Caja negra
Se dice que un sistema está perfectamente definido cuando se
conoce el proceso de transformación de las entradas en salidas.
Cuando no se conoce dicho proceso, se dice que se trata de una
caja negra. El recurso de considerar caja negra al proceso de
numerosos sistemas resulta imprescindible para operar con la
realidad en la que cada uno se desenvuelve. Para el gerente general
de una gran empresa, por ejemplo, los departamentos de la
organización son cajas negras, ya que le resultaría impracticable
(además de innecesario y costoso) conocer el modo en que cada
uno de ellos desarrolla sus operaciones. Le basta conocer las entradas
(insumos de mano de obra, recursos financieros, materiales,
etc.) y las salidas (resultados económicos, unidades producidas
o vendidas, información proporcionada, etc.).
1.4.5.Jerarquía de sistemas
Todo sistema es, pues, un transformador de entradas, insumos
o inputs en salidas, productos o outputs. Sus elementos componentes
están ligados mediante diversas conexiones o interfaces. Estas
interfaces asumen, a su vez, la forma de entradas y salidas.
Por lo tanto, el concepto de sistema es relativo, es decir que
existe una jerarquía de sistemas en la que todo sistema es un
subsistema (respecto al sistema mayor del que forma parte) y es
a su vez un metasistema (respecto a los sistemas que forman
parte de él).
Lo que hace que un conjunto de elementos sea visto como un
sistema (y no como un subsistema o un metasistema) es el punto
de vista del observador.
El concepto de jerarquía de sistemas reviste gran relevancia
en el funcionamiento de las organizaciones, y debe distinguirse
del concepto de jerarquía tradicionalmente vinculado con el mando
y con los signos asociados al poder de los diferentes puestos del
organigrama. La organización es también un sistema, según resulta
claro con lo expuesto hasta aquí.
En todos los sistemas, y en particular en el sistema-organización,
este tipo de estructura jerárquica implica, por lo menos,
dos ventajas sustanciales.
La primera se vincula con una aparente relación proporcional
entre el tamaño y la complejidad de los sistemas: existe una
general tendencia a considerar que “todo lo que es más grande,
es más complejo”. En los sistemas jerárquicos (que son, por otra
parte, los que más abundan en la naturaleza y en las obras
humanas), esto no es así.
La segunda ventaja de la estructura jerárquica del sistemaorganización
es que, en virtud de la jerarquía, se reduce la necesidad
de transmisión de información entre las partes (departamentos,
divisiones, áreas, secciones, oficinas) de la organización. Si la organización
está dividida en subunidades, un individuo sólo necesitará
información detallada sobre individuos de su propia unidad,
y solamente una información sumaria adicional sobre el comportamiento
medio en otras unidades.
1.4.6.Límite de un sistema
El límite de un sistema es una línea ideal que encierra elementos
(subsistemas) entre los que existe mayor intercambio de
energía que a través de la línea.
La definición del límite es subjetiva y arbitraria, y no constituye
estrictamente una restricción, sino más bien un recurso o
herramienta metodológica. En efecto, el límite determina un marco
dentro del cual los elementos y las relaciones son apropiadamente
explicados y manejados. Todo lo que queda fuera del límite y se
relaciona con el sistema constituye su ambiente. Por otra parte,
todo elemento que se encuentra fuera del sistema y no se relaciona
con él, no forma parte del ambiente (ni, obviamente, del sistema).
Todos los intercambios de energía que se producen
entre un elemento del sistema y un elemento del ambiente
son menores que los que se producen dentro del sistema.
1.4.7.El enfoque de sistemas
El enfoque de sistemas aparece como una reacción frente al
superespecialista generado por la excesiva factorización de las
ciencias de principios del siglo XX. En ese momento, se advirtió
que la ciencia requería gente que, sabiendo poco de los detalles,
viera la totalidad. Los científicos comprendieron que, debido a la
interacción entre las partes, el todo asume atributos propios que
faltarían si se eliminara una parte o se modificaran las relaciones.
Este enfoque de sistemas vino, así, a complementar, sin sustituirlo,
al método analítico.
El enfoque de sistemas implica tener un concepto del “todo”
mientras se analizan sus partes, tal como cuando se arma un
“rompecabezas”. Es una forma de pensar integrada, aun cuando
se deba analizar parte por parte. Permite comprender mejor la
naturaleza de los problemas y disminuir la dificultad del análisis.
Puesto que todos los sistemas son complejos y los seres humanos
tenemos racionalidad limitada para manejarlos, no es posible hacer
un análisis completo de un sistema; por ello, se aborda parte por
parte. Pero se cometería un grave error si ese análisis de las
partes se realizara olvidando que ellas están interrelacionadas y
conforman un todo, al que tanto las partes como sus relaciones
proporcionan una particular estructura.
Al aplicar este enfoque a la organización, puede advertirse
que ésta, considerada como un sistema, presenta todas las características
comunes a todos los sistemas y, por ello, está sometida
a todas las formulaciones de la teoría general de sistemas. En
particular, la organización es un sistema social (hecho por el hombre),
abierto (influido por e influyendo en el contexto), orientado
(comportamiento teleológico, no errático) y complejo.
El punto de vista moderno tiende a tratar a la organización
como un sistema de partes y variables interdependientes, inserto
dentro de un sistema de sociedad más amplio e inclusivo.
Por otro lado, las relaciones con el ambiente son tan importantes
que, para que una organización alcance un alto grado de
eficiencia, se considera un requisito fundamental su capacidad
para detectar los cambios del ambiente y para reaccionar cuanto
antes frente a ellos. Esta detección y este suministro de alternativas
para activar un curso de acción son dos de los más importantes
papeles que está destinado a cumplir el sistema de información
de la organización.
1.5. El sistema de información
1.5.1.Concepto
Un sistema de información es un conjunto de recursos humanos,
materiales, financieros, tecnológicos, normativos y metodológicos,
organizado para brindar, a quienes operan y a quienes
adoptan decisiones en una organización, la información que requieren
para desarrollar sus respectivas funciones.
Un sistema de información no requiere necesariamente el uso
de la tecnología de computación. Ha habido sistemas de información
antes de que se crearan las computadoras. Por otra parte,
aun en los sistemas de información más modernos y con más
amplio uso de dispositivos de computación, se realizan muchas
operaciones y se cumplen muchas funciones en que la tecnología
informática no interviene o lo hace sólo en una limitada función
de apoyo. Sin embargo, la computación y las comunicaciones han
potenciado tan extraordinariamente la capacidad, velocidad y
exactitud del tratamiento de los datos, que resulta prácticamente
inconcebible el diseño de un sistema de información eficiente sin
el empleo de tales tecnologías.
1.5.2.Requisitos de la información eficiente
Para que la información resulte eficiente, debe reunir una
serie de requisitos. Esta nómina de requisitos que presentamos a continuación
es, al mismo tiempo, una lista de criterios generales para
guiar el diseño de sistemas de información y para evaluar el funcionamiento
de los mismos:
Economía
El costo de producir una información no debe ser superior al
beneficio esperable de su utilización.
La información es un bien económico. Al igual que cualquier
otra mercadería, se puede:
• comprar y vender;
• envejecer y tornarse obsoleta;
• almacenar;
• transportar;
• sobreabundar (stock excesivo) o escasear (stock insuficiente);
• requiere inversiones de tiempo, recursos e instalaciones.
Por lo tanto, debe establecerse una comparación entre los
beneficios a lograr de la información adicional y los costos de
obtenerla. Los economistas utilizan el análisis marginal para determinar
si resulta conveniente producir bienes adicionales. Un
bien económico será consumido en cantidades crecientes mientras
el costo marginal (es decir, el costo de obtener una unidad adicional
de dicho bien) sea inferior o igual a la utilidad marginal (es
decir, la utilidad que proporcionará esa misma unidad adicional).
En el caso de la información, la organización debería continuar
adquiriéndola o produciéndola mientras los beneficios superaran
a los costos.
La cantidad óptima de información, para un gerente o una
organización, será aquella en la que el costo de adquisición de una
unidad adicional sea igual al beneficio o utilidad de esa unidad.
Más allá de esa cantidad, cada unidad adicional de información
tendrá un costo cada vez más alto que el beneficio que esa unidad
suministra.
Oportunidad
La información debe estar disponible en el momento en que
se la requiera.
Este requisito hace referencia al momento y a la frecuencia
con que la información debe ser suministrada.
Utilidad
Toda salida de un sistema de información debe satisfacer una
necesidad.
Toda salida de un sistema de información debe ser considerada
innecesaria mientras no se compruebe su utilidad. Esto
significa que todo gerente o analista de sistemas habrá de mantener
una permanente actitud adversa a la creación de nuevas
salidas computadorizadas (como listados o pantallas), o de nuevos
formularios para integración y procesamiento manual.
De cualquier manera, podría esperarse que la responsable
actitud de los involucrados en la génesis de una salida de informa
ción impidiera, o al menos redujera a un mínimo razonable, la
aparición de aquellas que no satisfacen una necesidad, es decir, que
no responden al requisito de utilidad. Sin embargo, lo que no goza
de igual cuidado es el control periódico de que las salidas que alguna
vez estuvieron justificadas continúen estándolo hoy.
Comparabilidad
La información debe ser comparable en el espacio, en el tiempo
y en el alcance.
La comparabilidad en el espacio implica, por ejemplo, que la
información de una sucursal debe ser comparable con la de otra;
no habría comparabilidad, por caso, si las ventas de una localización
se expresaran en unidades físicas y las de otra en unidades
monetarias.
La comparabilidad en el tiempo significa que la información
de un período debe ser comparable con la de otro.
La comparabilidad en el alcance se refiere a que las informaciones
que se comparan correspondan a entidades semejantes.
Los errores en este aspecto se originan, frecuentemente, en
una identificación inapropiada del concepto que se informa.
Flexibilidad
Todo sistema de información debe ser adaptable a los cambios
del sistema-objeto.
Este requisito está estrechamente relacionado, en primer
término, con el ya comentado control periódico de la utilidad de
las salidas del sistema de información. Además, está indisolublemente
vinculado con la satisfacción de las cambiantes necesidades
de información de los ejecutivos y de la organización toda.
El alcance y la conservación de un apropiado grado de flexibilidad
del sistema de información tienen notables influencias en (y dependen
en alto grado de) la metodología y las herramientas que
se habrán de emplear para su diseño y mantenimiento. En especial,
son de particular relevancia los métodos aplicados a la determinación
de las necesidades informativas de los distintos sectores
y puestos de la organización. También adquieren singular importancia
las técnicas aplicadas a la construcción de sistemas de bases
de datos, a fin de que estas bases resulten cada vez más fáciles de
reorganizar, sin acarrear trastornos o necesidades de cambios en
los programas de computación ni en las operaciones realizadas
por los usuarios.
Claridad
La información debe atender al nivel intelectual y técnico del
destinatario.
El postulado precedente podría completarse diciendo que también
deben tenerse en cuenta el lenguaje y las preferencias del
destinatario. Muchos informes están plagados de palabras que
pertenecen a la jerga profesional de quien los elabora, y no a la de
quien deberá comprenderlos y utilizarlos.
El requisito de claridad también se manifiesta como la necesidad
de que el sistema de información goce de la mayor
simplicidad de comprensión, aprendizaje, empleo y operación
por sus usuarios.
Confiabilidad
La información debe ser lo suficientemente confiable como
para tomar decisiones basadas en ella. A este fin, deben empezar
por ser confiables los datos primarios y sus sucesivas transformaciones,
lo que significa que no deben contener o introducir errores
derivados de factores conocidos. La calidad de un sistema de información
está determinada, en buena parte, por la calidad de sus
datos primarios.
La confiabilidad implica que, para la adopción de decisiones,
la información debe ser correcta, pero no necesariamente exacta,
lo que es más cierto cuanto más se sube en la pirámide
organizacional. A este respecto, debe tenerse en cuenta que, mientras
la información tiende hacia la exactitud en progresión aritmética,
el costo de lograr esa exactitud tiende a ascender en
progresión geométrica.
Critica:
De acuerdo a lo leído en este primer capitulo, el contenido es netamente informativo, dicha información es de suma utilidad para adquirir los conocimientos básicos de los sistemas de información, y las ventajas que proporciona para la toma de decisiones de las organizaciones.
Carlos Cerruti legajo: 2794
Gonzalo Guidi legajo: 12430
