2.4. Los sistemas transaccionales y la información para los niveles superiores
Los sistemas transaccionales capturan, procesan y generan datos vinculados a cada una de las transacciones que las organizaciones y son indispensables en cualquier organización de cierta envergadura.
Gracias a estos sistemas de información, las organizaciones pueden operar y tomar las decisiones básicas necesarias para su existencia.
La tecnología informática ha permitido que los datos que se van capturando y procesando se almacenen ordenadamente en archivos y bases de datos para poder recuperarlos luego en los momentos y formas necesarios.
El sistema que produce este tipo de información suele denominarse comúnmente “Sistema de información gerencial” o su equivalente en inglés “Management Information System” (MIS).
Según el grado de sofisticación del sistema computadorizado, encontraremos amplias posibilidades de obtener distintos tipos de información y una variedad de facilidades para recuperar y modificar la misma, como aquellas que permiten a los usuarios finales generar consultas con herramientas relativamente sencillas de aprender y operar.
3. SISTEMAS DE APOYO A LA TOMA DE DECISIONES
3.1. Introducción
Los sistemas de apoyo a la toma de decisiones, Sistemas de Apoyo a la Decisión (SAD), son sistemas computadorizados, casi siempre interactivos, que están diseñados para asistir a un ejecutivo en la toma de decisiones. Los SAD incorporan datos y modelos para ayudar a resolver un problema que no está totalmente estructurado. Los datos suelen provenir de los sistemas transaccionales o de un repositorio de datos (conocido como data warehouse), y/ o de alguna fuente o base de datos externa.
Los SAD son útiles en los problemas en los cuales hay suficiente estructura como para construir un modelo matemático o estadístico que permita su resolución por medio de la computadora, pero que finalmente requiere del juicio del ejecutivo.
3.2. Objetivos de un SAD
Los Objetivos de un SAD son los siguientes:
Apoyar (no reemplazar) el juicio humano, de tal modo que el potencial de los procesos del hombre y de la máquina sea utilizado al máximo.
Crear herramientas de apoyo bajo el control de los usuarios, sin automatizar la totalidad del proceso decisorio predefiniendo objetivos o imponiendo soluciones.
Ayudar a incorporar la creatividad y el juicio del decididor (permítasenos este neologismo) en las fases de formulación del problema, selección de los datos, y generación y evaluación de alternativas.
Apoyar a los ejecutivos de alto nivel en la solución de problemas prácticos no totalmente estructurados y en los que, hallándose presente algún grado de estructura, el juicio sea esencial.
3.3. Componentes de un SAD
Los subsistemas principales de un SAD son: la base de datos, la base de modelos, el generador de diálogo (o interfaz con el usuario) y el decididor.
El sistema de administración de bases de datos que forma parte de un SAD es un instrumento para incorporar, almacenar y recuperar datos. Actúa como “memoria ilimitada” del decididor, quien encuentra allí todos los datos de los sistemas transaccionales, otros datos internos y datos externos o del ambiente. Esta herramienta juega un papel fundamental en la etapa de generación de
alternativas.
El sistema de administración de modelos es el que constituye la característica distintiva de los SAD. La modelización es la función fundamental de todo SAD, ya que permite crear modelos y escenarios que representen situaciones reales. Esos escenarios ayudan al gerente a explorar alternativas y examinar las consecuencias de su decisión, antes de ponerla realmente en práctica.
Características:
Se enfocan en procesos de decisión y no en procesamiento de transacciones.
Se implantan y modifican rápidamente.
Suelen ser construidos por los propios usuarios utilizando herramientas muy difundidas, como son las planillas electrónicas (Excel, Lotus).
Aportan información útil para la toma de decisiones, pero ésta finalmente es responsabilidad del ejecutivo.
Posibles aplicaciones:
Análisis financiero
Presupuestación
Consolidación
Análisis de costos
Valuación de empresas
Evaluación de proyectos
Análisis de ventas
Análisis de mercados
Simulación
Impacto financiero de contratos
Utilización de prestaciones médicas
Proyección de demandas de atención médica
Análisis de rentabilidad por tipo de clientes
4. SISTEMAS PARA EL NIVEL SUPERIOR
4.1. Introducción
También existen otros niveles organizativos: los niveles de control operativo y táctico (o de las decisiones semi-estructuradas) y el nivel estratégico (o de las decisiones no estructuradas). Estos niveles están fundamentalmente destinados a desarrollar las funciones de planeamiento y control de la organización, por lo que resulta crucial la implementación de sistemas especialmente diseñados para satisfacer sus particulares necesidades de información.
La importancia de los sistemas de información para el planeamiento y el control es crecientemente reconocida, y constituye la manifestación de un cambio “filosófico” de fondo en la concepción de la información como un recurso organizativo.
4.2. Naturaleza de las funciones de planeamiento y control
Para diseñar eficientes sistemas de información para el planeamiento y el control, es necesario tener en cuenta la naturaleza de estas funciones, así como las necesidades de información de quienes las ejercen.
Desde este punto de vista, las características esenciales de estas funciones son las siguientes:
Cuanto más se sube en la pirámide organizacional, la información con la que los ejecutivos operan tiende a ser más blanda. Información blanda es aquella cuya confiabilidad y valor no son precisos, debido a la fuente o a la ambigüedad de la evidencia. Por el contrario, información dura es la que posee una validez comprobada y puede utilizarse con un alto grado de confiabilidad para la toma de decisiones.
Los niveles ejecutivos definen los objetivos y las políticas de la organización, en el ámbito de un planeamiento táctico o estratégico de plazos medianos o largos.
Cuanto más alto es el nivel de una función, más necesita el ejecutivo aislarse de las operaciones de rutina, a fin de desarrollar y ejercer el poder. Es un generalista que asigna recursos y armoniza esfuerzos para alcanzar los objetivos de la organización.
La información que se utiliza en los niveles más bajos se basa en el desempeño pasado, en un análisis deductivo o inductivo de los datos existentes, o en fuentes externas relativamente confiables. La información que se utiliza en los niveles más altos puede tener las mismas bases pero además incluye, en grado importante, la que se recoge informalmente acerca de clientes, competidores o regulaciones gubernamentales. Incluye, asimismo, la información que anticipa los grandes avances científicos y tecnológicos, explorando la posibilidad de un medio ambiente futuro que pueda causar cambios significativos en la demanda de los consumidores, en la economía, en aspectos sociales y culturales o en el potencial de la competencia.
4.3. Determinación de las necesidades de información para el planeamiento y el control
Es evidente que el diseñador de sistemas de información debe tener una clara comprensión de la naturaleza del trabajo gerencial; en realidad, él mismo debe contar con un enfoque gerencial de la información. En segundo lugar, el diseñador debe poseer un buen conocimiento del “negocio” de la organización y una visión estratégica de la contribución que la información puede brindar para su éxito.
El desafío con el que se enfrentan el diseñador y el usuario de estos sistemas, consiste en determinar las necesidades informativas de cada puesto, atendiendo tanto a la particular posición del mismo en la estructura de la organización como a los enfoques y características personales de quien lo ocupa.
El método aún hoy predominante es el conocido como el de la técnica del subproducto. Considera que la información que se debe proporcionar a los niveles ejecutivos es un subproducto de los sistemas transaccionales. Algunos datos suben, muy agregados o como informes de excepción. Cada responsable de un sistema operativo eleva los informes que él cree que debe suministrar.
4.4. Factores Clave para el Éxito (FCE)
Los FCE de una gestión determinada son las actividades que es imprescindible que sean satisfactorias para el buen resultado de esa gestión. Si esas actividades “marchan bien”, se puede tener una expectativa razonablemente alta de que la gestión “marche bien”. Al mismo tiempo, si los FCE han sido apropiadamente seleccionados, es de esperar que ninguna otra variable comprometa
o ponga en peligro la obtención de los objetivos que se persiguen.
Los FCE para un puesto determinado de la organización son, habitualmente, entre tres y seis. Estos factores corresponden a un momento y a un contexto determinados, y cambian (o pueden cambiar) con el transcurso del tiempo o la variación de condiciones del ambiente.
La determinación de los FCE para un puesto requiere:
a. Precisarlos claramente.
b. Determinar cómo se medirán.
c. Definir los informes para su seguimiento.
Para los puestos ejecutivos de una organización, pues, existirá un conjunto de FCE cuyo seguimiento alcanza para saber si todo “viene funcionando correctamente” para cumplir los objetivos. Si, por ejemplo, un valor mínimo del precio del trigo en el mercado de Chicago fuera un FCE para la dirección, ésta necesitaría conocer permanentemente la evolución de ese precio, sabiendo que, si bajara del mínimo, comprometería seriamente la posibilidad de cumplir los planes de la empresa. Naturalmente, esto no significa que, si el precio del trigo no traspasa su límite crítico, todo marcha bien en la organización, sino que marchan bien aquellos factores vinculados con el éxito de la gestión de la dirección. Puede ser, por ejemplo, que la instalación de una red de equipos de computación registre un atraso respecto a lo planificado, pero éste será un FCE del gerente de sistemas, y no de la dirección.
El método de los FCE es altamente efectivo para ayudar a los ejecutivos a definir sus necesidades de información significativas. Requiere un mínimo de tiempo de entrevistas (de tres a seis horas), distribuidas en dos o tres sesiones en las que se siguen los siguientes pasos:
Se registran inicialmente los objetivos del ejecutivo.
Se discuten los FCE que están implícitos en los objetivos.
Se exploran los criterios de medición de los FCE.
Se revisan los resultados de los pasos anteriores, con aportes del analista para “afinar” los FCE.
Se discuten en profundidad las mediciones posibles.
Se proponen, analizan y discuten los informes que deberán producirse para cada FCE.
Se adopta un acuerdo final sobre las mediciones e informes de los FCE.
Hay cuatro fuentes de FCE:
La primera de ellas es la industria o rama de actividad en la que la organización actúa. Cada industria tiene FCE que son relevantes para cualquier organización que pertenezca a ella.
Otra fuente es la organización misma y su particular situación en la industria. Aunque varias organizaciones puedan tener los mismos FCE, suele ocurrir que les asignen distintas prioridades.
Una tercera fuente de FCE es el contexto (tendencias de consumo, situación económica, factores políticos, etc.).
La cuarta fuente de FCE es la coyuntura de la organización, es decir, áreas de actividad que normalmente no requieren especial seguimiento pero que se encuentran temporariamente en una situación crítica que demanda atención.
4.5. Executive Information Systems (EIS) / Executive Support Systems (ESS)
Un sistema EIS/ESS es un sistema de información computadorizado diseñado para proveer a los gerentes acceso a la información relevante para sus actividades de gestión. Un sistemas EIS/ESS soporta actividades estratégicas tales como la definición de políticas, planeamiento o preparación de presupuestos. El objetivo de estos sistemas es el de recolectar, analizar e integrar los datos internos y externos en indicadores.
Un sistema EIS/ESS permite monitorear las operaciones e incrementar la velocidad y precisión del proceso de toma de decisiones. Estos sistemas permiten tomar decisiones para planificar las actividades del futuro en la compañía.
A pesar de que los EIS/ESS difieren en el número de características, la más común de ellas es el acceso inmediato a una base de datos única donde se pueden encontrar los datos financieros y operacionales.
Características de un sistema EIS/ESS:
Un EIS abarca varias aplicaciones, incluyendo varios sistemas SAD y automatización de oficinas.
Requieren una base de datos mayor, debido a que se necesita monitorear la performance en muchas áreas críticas del negocio.
Proveen acceso a datos externos de la industria, competidores y clientes.
Hacen más énfasis en la interfaz de usuario.
Tienen más impacto dentro de la organización.
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