MÓDULO I - UNIDAD 2 - RAÚL HORACIO SAROKA
Unidad 2
TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
1. INTRODUCCIÓN
Las distintas clases de sistemas de información surgen de la satisfacción de diferentes necesidades. Las distintas clases de subsistemas de información habrán de responder a las necesidades de distintos subsistemas de la organización.
Las organizaciones se pueden estructurar en 4 niveles. Por lo tanto, la información que concierne a la toma de decisiones difiere en los distintos niveles, lo que requiere la existencia de diferentes tipos de sistemas que provean dicha información.
2. SISTEMAS DE INFORMACIÓN TRANSACCIONALES
2.1 ¿Qué son?
En el contexto de los sistemas de información, una transacción es un intercambio entre un usuario que opera una terminal y un sistema de procesamiento de datos, en el que se concreta un determinado resultado. Implica la captura y validación de los datos ingresados por el usuario, la consulta y/o actualización de archivos, y una salida o respuesta. Están destinados a satisfacer las necesidades del nivel operativo: explotan la capacidad y velocidad de las computadoras para almacenar y procesar grandes volúmenes de datos; realizan operaciones repetitivas y relativamente sencillas; y contribuyen a automatizar las tareas más rutinarias y tediosas, a eliminar el “papeleo”, a acelerar los trámites, a disminuir la cantidad de mano de obra, a minimizar los errores, a facilitar la registración y recuperación de datos desagregados y, en general, a reducir o aligerar las actividades que desarrollan los empleados u operarios de las organizaciones.
2.2. ¿Cuáles son?
En este tipo de sistemas, se encuentran los que son prácticamente comunes a todas las organizaciones, tales como los de Contabilidad, Facturación, Inventarios, Ventas, Proveedores, Cuentas Corrientes, Cobranzas, Caja, Bancos, Sueldos, Finanzas, Compras, Planeamiento y Control de la Producción, etc. También pertenecen a esta clase muchos otros sistemas (llamados “sistemas para mercados verticales”) que resultan más específicos de una rama de actividad, como, por ejemplo, Administración de Obras Sociales, Administración de Sistemas de Medicina Prepaga, Administración de AFJP, etc. Para la mayoría de estos sistemas existe una variada oferta de paquetes de programas estandarizados. Los más numerosos son los diseñados para las organizaciones más pequeñas, y su costo, su grado de estandarización y su sencillez de manejo los hacen muy accesibles, así como aptos para su empleo con los más económicos modelos de computadoras personales. En el otro extremo, se encuentran las versiones más potentes y costosas, las que suelen tener mayores exigencias de implantación; generalmente, requieren personal especialmente entrenado, recursos de computación relativamente caros y sofisticados, y la adaptación de los programas a las necesidades particulares de la organización. Sobre todo en el caso de esta categoría superior de paquetes, se plantea la alternativa estratégica de optar por estas soluciones de terceros o encarar el desarrollo de sistemas “a medida”, es decir, especialmente diseñados y construidos para la organización en que serán utilizados.
2.3 Sistemas ERP
“Un sistema ERP es un paquete de programas estandarizados que le permite a una compañía automatizar e integrar la mayor parte de sus procesos de negocios, compartir datos y prácticas entre todos los miembros de la organización, y producir y acceder a la información en un ambiente de tiempo real.”
Una aplicación ERP constituye un marco de trabajo que incluye aplicaciones comerciales, administrativas (finanzas, contabilidad), aplicaciones de recursos humanos, de planeamiento de manufactura, y gestión de proyectos. Es decir, un sistema ERP une los procesos de negocios más importantes.
2.3.1. Características de un sistema ERP
Sistema integrado
Un ERP es una base de datos central que obtiene datos de las aplicaciones, las cuales a su vez alimentan la base de datos. La utilización de esa base de datos única es lo que caracteriza a los ERP como sistemas integrados.
La información que surge de las funciones de un departamento se refleja en los demás departamentos de la compañía, ya que todos acceden a los mismos datos. Esto permite a los gerentes tener una visión en tiempo real del funcionamiento de la compañía o de alguna de sus partes. La unificación de los datos en un mismo formato hace que los mismos sean transparentes y fáciles de comparar, por lo que permite también detectar anomalías.
Diseño basado en las mejores prácticas
Los sistemas ERP están basados en patrones obtenidos de las mejores prácticas de las empresas que los utilizan. Estos patrones están diseñados para maximizar la eficiencia y minimizar la personalización, y están basados en los procesos y aplicaciones que han demostrado ser los más eficientes.
“La lógica ‘incrustada’ en los ERP puede ser un atributo valioso para las empresas que pretenden adaptar sus procesos a las mejores prácticas embebidas en los sistemas. Pero representan una desventaja para aquellas que, por motivos fundados, han definido procesos de modos distintos a los contemplados en los sistemas”.
Con los sistemas ERP los procesos de negocios, en general, deben modificarse para ajustarse al sistema.
Capacidad de personalización
Los sistemas ERP permiten un cierto grado de personalización para posibilitar ajustar el sistema a la forma de trabajo particular de cada compañía. Debido a que los sistemas son modulares, las compañías pueden, por ejemplo, instalar aquellos módulos que son más apropiados para su negocio. La mayoría de las compañías instalan, por ejemplo, los módulos contable y financiero, pero no todas adoptan los módulos de recursos humanos o de fabricación. Para cada módulo, se personaliza el sistema a través de tablas de configuración para lograr que se ajuste lo mejor posible a los procesos de la compañía
Cuando las opciones ofrecidas por el sistema no son suficientes para obtener la flexibilidad requerida, hay dos opciones: la modificación de alguna parte del código, o la utilización de un sistema externo al ERP construyendo una interfase con el mismo. Ambas opciones requieren tiempo y esfuerzo y pueden diluir los beneficios de integración del sistema ERP.
Una implementación exitosa de un sistema ERP requiere que los procesos del negocio sean cambiados para ajustarse a la funcionalidad del sistema.
2.3.2. Los costos de instalación de un ERP
Los sistemas ERP permiten hacer significativos ahorros en una compañía. Sin embargo, hay que tener en cuenta que estos sistemas cuestan mucho dinero, debido a que son sistemas complejos y notoriamente difíciles de implementar. La implementación de un sistema ERP es más costosa que el producto propiamente dicho. Los costos totales de la incorporación de un sistema ERP suele ser varias veces el valor de las licencias del software, pues se deben agregar, entre otros, los costos generados por consultorías (previas y durante el proceso de incorporación) y los correspondientes a la infraestructura tecnológica adicional, la capacitación, el proceso de gestión del cambio y el tiempo de los recursos humanos propios de la organización.
Un sistema ERP no es simplemente un proyecto, es como una forma de vida. Esto implica que siempre habrá nuevos módulos y versiones para instalar. De la misma manera, siempre se requerirá una capacitación continua de los usuarios.
2.3.3. Motivaciones para implementar un ERP
Las verdaderas razones para implementar un sistema ERP no son tecnológicas, sino esencialmente vinculadas con el negocio.
Algunas de las motivaciones son:
• Fragmentación de la información: todas las organizaciones recolectan, generan y almacenan grandes cantidades de datos. Sin embargo, en la mayoría de las compañías los datos no son almacenados en un repositorio único. La información está desparramada entre varios sistemas, cada uno de los cuales está referido a una función o unidad de negocios, fábrica u oficina. La capacidad de integración de los sistemas ERP resuelve este problema de fragmentación.
• Necesidad de intercomunicar sistemas disímiles entre sí: cuando las organizaciones tienen diferentes sistemas para soportar sus procesos, se requiere la construcción de interfaces entre ellos. La característica de integración de los ERP elimina la necesidad de crear estas interfaces.
• Redundancia de datos en la captura y almacenamiento: al tener distintos sistemas para diferentes procesos, es necesario recargar datos provenientes de un sistema dentro de otro, lo cual genera una redundancia de datos. Los sistemas ERP evitan la necesidad de recargar datos en diferentes sistemas.
2.3.4. Riesgos de la implementación de un sistema ERP
En la implementación de un sistema ERP, no se debe minimizar la importancia de lograr que la información sea consistente y altamente confiable, así como la de alcanzar la consistencia entre las estructuras de codificación. Los aspectos relacionados con la calidad de los datos consumen un porcentaje importante del presupuesto de instalación. Los problemas más grandes son problemas del negocio. Las compañías fallan en reconciliar los imperativos tecnológicos del sistema ERP con las necesidades de la empresa.
Muchas empresas subestiman el impacto que el proyecto ERP puede generar en las personas, roles, habilidades requeridas y estructura organizacional. La gestión del cambio es uno de los factores más importantes en el éxito de un proyecto ERP, pero no siempre es llevado a cabo correctamente. Un sistema ERP, impone su propia lógica en la estrategia, organización y cultura de una compañía: la empuja hacia una integración total, incluso cuando la segregación de una unidad de negocios es de especial interés, y hacia procesos genéricos, incluso cuando la personalización de algún proceso constituye una ventaja competitiva.
2.3.5. Ventajas y desventajas de los sistemas ERP
Algunas de las ventajas de los sistemas ERP son:
• Evitan el esfuerzo de desarrollo permitiendo reducir los tiempos. Según la economía de la producción de software estándar, los sistemas ERP deberían ser más económicos. Estos sistemas se encuentran ya probados, lo cual brinda seguridad en cuanto a su funcionamiento.
• Los proveedores actualizan constantemente los sistemas, lo cual permite evitar esfuerzos de actualizaciones, por ejemplo, si se trata de cambios relacionados con los procedimientos contables o legales.
• Existe una red de soporte de proveedores y consultores, disponibles en caso de problemas o necesidades.
• Incorporan las mejores prácticas, tal como hemos mencionado anteriormente en esta sección.
• En función de la experiencia, los costos finales se pueden calcular con mayor precisión que construyendo los sistemas a medida.
• Están integrados, pero a su vez están formados por módulos, lo cual permite ajustarse a las necesidades de cada empresa.
• Estos sistemas prevén que sea posible consolidar empresas del mismo grupo, aún cuando operen en diferentes idiomas o monedas. Entre las desventajas de los ERP, podemos citar:
• Requieren una compleja tarea de personalización del software según las necesidades de la empresa.
• Se genera una importante dependencia del proveedor.
• Exigen un alto esfuerzo y costo de implementación.
• Es necesario adaptar los procesos de la organización al paquete de software.
• No todos los módulos del producto son satisfactorios.
• Exigen una mayor demanda de recursos de computación.
• Implican una obsolescencia forzada del producto, es decir, los proveedores actualizan los sistemas constantemente, y van discontinuando versiones anteriores, lo cual obliga a los usuarios a comprar dichas actualizaciones.
2.3.6. Factores claves para una implementación exitosa
Un ERP puede mejorar la eficiencia, aumentar la flexibilidad y contener costos.
El éxito de los sistemas depende de varios factores: justificación y retorno de la inversión, diseño de programas e implementación, enfoque hacia la reingeniería, organización y gestión de proyectos, gestión del cambio, capacitación y soporte continuo.
Es imprescindible que sea visto como una iniciativa de negocios, no sólo como un proyecto de tecnología. Las empresas que han obtenido los mayores beneficios de un ERP son aquellas que han evaluado su implementación desde una visión organizacional y estratégica, o sea, no han primado los factores tecnológicos. La motivación del personal a formar parte del proyecto es de gran importancia. La capacitación y apoyo a los usuarios son esenciales.
La implementación de un ERP requiere de la organización de los equipos de trabajo. La designación de líderes es de gran importancia. La comunicación entre los integrantes del equipo es esencial. Para que la implementación de un sistema ERP tenga éxito, es necesario que la compañía realice una redefinición de sus procesos de negocios, conocida como reingeniería.
Es importante que la compañía cuente con una iniciativa de gestión del conocimiento durante el proyecto, en la cual los expertos ERP y los usuarios introduzcan en una base de conocimiento las experiencias y aprendizajes que van adquiriendo del sistema y sus procesos. De esta manera, cuando es necesario acceder acierta información, se puede consultar esa base de conocimiento y acceder a lo que otros han comprobado.
Otra cuestión de importancia es la designación de usuarios clave de distintos departamentos, también denominados superusuarios. Los superusuarios son personas del área funcional, que conocen el sistema objeto, y que tienen además interés y capacidad para entender los aspectos tecnológicos.
2.4. Los sistemas transaccionales y la información para los niveles superiores
Estos sistemas de información son indispensables en cualquier organización de cierta envergadura y no se puede, por razones operativas o legales, prescindir de ellos. Gracias a estos sistemas de información, las organizaciones pueden operar y tomar las decisiones básicas necesarias para su existencia.
La tecnología informática ha permitido que los datos que se van capturando y procesando se almacenen ordenadamente en archivos y bases de datos para poder recuperarlos luego en los momentos y formas necesarios. Así podemos obtener información detallada o comprimida referida a un momento o a un período de tiempo determinado; por ejemplo, podemos obtener con relativa facilidad el total de las ventas diarias, semanales y/o mensuales, el listado de las cuentas individuales que componen el saldo de la cuenta de los deudores por ventas al fin de cada mes, etc. Estos informes Son de gran utilidad a los niveles medios y en forma más sumaria son utilizados también por los niveles más altos de las organizaciones.
A través de ellos se monitorean las variables fundamentales de la organización y se suelen relacionar con presupuestos para analizar el grado de cumplimiento de los objetivos y metas organizacionales.
Los sistemas ERP se convirtieron en una herramienta imprescindible para las organizaciones, no solo para mejorar la calidad en la tecnología de los sistemas operativos y legales de las mismas, sino para brindarle grandes ventajas para lograr el éxito en los negocios.
Torino Paola - Sena Cintia
No hay comentarios:
Publicar un comentario