2. FUNCIONES DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN
2.1. Recolección
Esta función implica la captura y el registro de datos. Es una función costosa (con frecuencia es la más cara del sistema de información) y muy expuesta a la generación de errores, aunque este último aspecto
está siendo atenuado en grado creciente por la aplicación de nuevas
tecnologías de captura de datos.
Un criterio que disminuye tanto los costos como los errores es
el de capturar los datos tan cerca de la fuente (es decir, del lugar
donde se generan) como sea posible.
2.2. Clasificación
Esta función consiste en identificar los datos, agruparlos en
conjuntos homogéneos, y ordenarlos teniendo en cuenta la manera
en que será necesario recuperarlos. Vale decir que los datos se
agrupan en estructuras diseñadas conforme a las necesidades del
uso que se hará de ellos.
2.3. Compresión
La compresión es la función por la cual se reduce el volumen
de los datos sin disminuir necesariamente la información que
suministrarán a su destinatario; muy por el contrario, la compresión
generalmente aumenta o hace más expresivo el contenido
informativo de los datos.
La compresión puede realizarse mediante varios métodos. Uno
de ellos es la agregación, por el cual se van acumulando informaciones. Otro método es el filtrado. Mediante el mismo, se elimina información no significativa.
Otro método de compresión es el uso de medidas estadísticas
(tales como la media, la moda, la mediana, los cuartiles, el rango,
etc.) que describen el comportamiento, real o pronosticado, de
variables probabilísticas.
2.4. Almacenamiento
Esta función se vincula con la conservación física de los datos
y con su adecuada protección. Aunque no todos los datos que procesa
un sistema de información se conservan en dispositivos de
computación, éstos constituyen el soporte prácticamente obligado
del banco de datos de las organizaciones.
En materia de archivos computadorizados,la teoría y la práctica del diseño, la generación, el mantenimiento,la reorganización y la consulta de las estructuras de datos han alcanzado un alto grado de sofisticación y eficiencia.
A través de la función de almacenamiento, el sistema de información
hace las veces de memoria de la organización.
2.5. Recuperación
Esta función tiene el propósito de suministrar el acceso a la
base de datos. Como se dijo más arriba, depende de un apropiado
sistema de clasificación. Cada día están más difundidas las aplicaciones de computación en las que la recuperación de los datos (y,muchas veces, su actualización) debe hacerse en tiempo real. En estos casos, la computadora interviene en alguna parte de la ejecución de la propia transacción que demanda el uso o actualización de los datos.
2.6. Procesamiento
El sistema de información (como todo sistema) es un transformador
de entradas en salidas a través de un proceso. Persiguen el objetivo de convertir datos en información, es decir, en datos que habrán de tener valor y significado para un usuario. La función de procesamiento implica, principalmente, la modificación de la base de datos para mantenerla actualizada.
2.7. Transmisión
Esta función comporta la comunicación entre puntos geográficos
distantes, se vincula con la tecnología de comunicaciones, la que se halla tan asociada con la de la computación, e igualmente tan desarrollada, que resulta muy difícil trazar una línea de separación entre ellas. De ahí que suele aplicarse la denominación de telemática a la disciplina o ambiente tecnológico que surge de la combinación de las telecomunicaciones y la informática.
Se conforman las llamadas redes de procesamiento distribuido, mediante las que se lleva la “inteligencia” de computación al mismo lugar en que se la necesita, sin caer en los costosos aislamientos de la descentralización sin comunicación.
Además, las posibilidades de transmisión de datos a través
de redes de comunicaciones (desde las limitadas al edificio de una
organización hasta las intercontinentales) tienen un impacto fundamental en el planteo estratégico de las empresas y están produciendo cambios trascendentales en la naturaleza y la operación de los negocios.
2.8. Exhibición
Mediante esta función, se proporciona una salida de información
preparada de modo tal que resulte legible y útil a su destinatario.
Expone la información en forma impresa, en una pantalla de representación visual o en otros dispositivos.
La presentación de los resultados tiene particular importancia
para que los mismos revistan el carácter de información, para
que aparezcan con significado ante los ojos del usuario, para que
reduzcan la ignorancia del mismo, y para que lo induzcan a la
acción.
3. EL SISTEMA DE REGULACIÓN Y CONTROL
En un mundo sometido a frecuentes e importantes transformaciones
de todo carácter, las organizaciones deben adaptarse, si quieren sobrevivir, y deben adelantarse, si quieren vencer. La flexibilidad, entendida como la capacidad de adaptarse a los cambios del contexto, es un requisito del éxito en nuestra sociedad contemporánea.
Naturalmente, para adaptarse a los cambios, lo primero
que se requiere es detectarlos, y sobre todo, detectarlos cuanto
antes. La información sobre los factores internos y externos (es
decir, los correspondientes a la organización y a su ambiente)
debe ser generada en tiempo oportuno y exhibida en el “tablero
de comando” de la organización. El rol estratégico esencial del
sistema de información es asegurar la máxima flexibilidad de
la organización para adaptarse a los cambios de un contexto
cuya característica principal es, precisamente, la innovación y
la inestabilidad.
La cibernética se define como “la ciencia que estudia los sistemas de control, especialmente de autocontrol, tanto en los organismos como en las máquinas”.
También ha sido definida como “la rama del conocimiento que
enlaza las teorías y los estudios sobre la comunicación y el control
en organismos vivos y máquinas”. La cibernética, entonces, es un
enfoque particularizado de sistemas, que se ocupa de los distintos
tipos de procesos de regulación y control aplicables a los sistemas,
de acuerdo con la naturaleza y complejidad de los mismos.
Para controlar el comportamiento de un sistema, es necesario,
en primer término, conocer sus salidas. Conocerlas implica
detectarlas, verlas, describirlas, medirlas, convertirlas en una
expresión simbólica (datos) y registrarlas. Por lo tanto, el sistema
de regulación y control empieza con una función sensorial que
consiste en registrar permanentemente las salidas que produce el
sistema. Esta función es cumplida por el llamado “subsistema
detector”, que es el componente del sistema de regulación y control
que se encarga de capturar los datos que constituyen la representación simbólica de las salidas.
Obtenidos los datos de las salidas, el sistema de regulación y
control debe determinar si tales salidas responden al objetivo
definido. Este objetivo se habrá formulado en términos de una
norma (política, meta, procedimiento, estándar, etc.). Con esta
norma, por lo tanto, deben compararse los datos capturados por el
subsistema detector. Esta función es cumplida por un subsistema
comparador que, al cotejar tales datos con la información de la
norma de control, determina si el objetivo es satisfecho por la
salida o si se ha producido una desviación y cuál es su magnitud.
Si no existe desviación, debe mantenerse el diseño o comportamiento
del sistema. En cambio, si el subsistema comparador
determina la existencia de una desviación, será necesario modificar
ese diseño o bien modificar el objetivo del sistema cambiando
la norma o su intervalo de tolerancia, de modo que la salida pase
a situarse dentro de los límites de satisfacción del objetivo. En
cualquiera de los dos casos, habrá que tomar una decisión. En el
sistema de regulación y control, esta función decisoria es llevada
a cabo por el subsistema activador, a partir de la información
recibida del subsistema comparador.
La aplicación de este modelo a la organización permite advertir
cuáles son los subsistemas de la misma que cumplen los diferentes
roles. En efecto, el sistema de información de la organización
actúa como detector y, puesto que captura representaciones simbólicas de las salidas (es decir, captura datos), todos los restantes
sistemas de la organización procesan datos, ya que son alimentados
por el sistema de información. Por su parte, el sistema de
control de la organización opera como comparador y, finalmente,
el sistema de decisión hace las veces de activador.
4. LA ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN
En nuestros días, muchos datos son únicos para cada organización,
no sólo porque ella es la propietaria de los mismos, sino
porque pueden constituir un factor clave en el mantenimiento de
una posición competitiva en el mercado. Desde este punto de vista, la
información se convierte en un recurso de la organización, tal
como el dinero, el personal o el equipo; más aún, la información
es el recurso crítico, pues los restantes recursos no pueden ser
administrados sin ella.
Pero la información no es un recurso más de los que integran
el activo de la organización, sino que reviste el carácter de recurso
estratégico.
Ahora bien, si la información es un recurso, debe ser administrada
como cualquier otro recurso de la organización. Tradicionalmente,
toda empresa emplea tres recursos principales:
los humanos, los financieros y los materiales. En toda organización,
cada uno de estos recursos cuenta con un área, sector o departamento encargado de administrarlo.
Típicamente, el área de Personal administra los recursos humanos, el área de Finanzas el dinero
y las áreas de Compras y Almacenes los recursos materiales.
Todos ellos presentan un ciclo de vida; por analogía con la
vida del ser humano, puede decirse que el ciclo de estos recursos
incluye su nacimiento, su desarrollo, su aplicación y su muerte. El
dinero “nace” o aparece cuando ingresa a la empresa, a través de
una venta, una emisión de acciones, un crédito, etc.; se “desarrolla”
cuando los excedentes financieros son invertidos; se lo “aplica”
cuando se lo destina a ser cambiado por un bien o por un servicio;
y “muere” cuando se lo pierde. Los recursos humanos “nacen”
cuando se los incorpora a la empresa; se “desarrollan” cuando se
los capacita, se los “aplica” cuando se asignan a una tarea determinada y “mueren” cuando dejan la organización. Similar ciclo de
vida se cumple con los recursos materiales.
Las áreas específicas de la organización se ocupan de administrar
cada etapa del ciclo de vida. Así, el área de Recursos
Humanos se ocupa del “nacimiento” (búsqueda de personal, evaluación, selección, inducción, entrenamiento inicial, etc.), del “desarrollo” (planes de capacitación, plan de carreras, sistemas de
estímulo, relaciones humanas, etc.), de la “aplicación” (legajos,
remuneraciones, evaluación de puestos, etc.) y de la “muerte” (tramitación de renuncias, despidos, fallecimientos, etc.).
El caso de la administración de los recursos financieros es
similar, pero conviene analizarlo con más detalle, pues ello resultará
de suma utilidad para considerar el tema de la administración
de la información.
Si un área o un funcionario necesita disponer de una suma en efectivo, la debe solicitar a la gerencia de Finanzas, la que se lo proporcionará mediante la emisión de una orden de pago o un comprobante de caja. Es esa gerencia la que suministra a cada persona de la organización el dinero que necesita, en la medida, en el momento y en el lugar en que lo requiera.
De igual modo, el área de Finanzas administra el “desarrollo”
del dinero, pues está a su cargo la determinación y operación de
la inversión de los excedentes financieros; y administra la “aplicación”
del dinero, pues maneja asignaciones presupuestarias, registra
las tenencias y movimientos de fondos, etc.
Pero si un área o un funcionario necesita disponer de información, la solicitará a la gerencia de Sistemas, la que la proporcionará mediante el diseño y la implementación de un sistema que permita acceder a la base de datos.
Es esa gerencia la que suministrará a cada persona de la organización
la información que necesita, en la medida, en el momento
y en el lugar en que lo requiera. Al hacerlo así, estará administrando la “aplicación” del recurso.
De igual modo, el área de Sistemas administrará el “desarrollo”
del recurso, pues estará a su cargo la determinación de los
procesos mediante los cuales los datos se transforman en información;
y administrará la baja o “muerte” de los datos pues, al realizar
el mantenimiento de la base de datos, determinará la eliminación de aquellos que no es necesario conservar.
Con la precedente analogía, se pone en evidencia que, siendo
la información un recurso más de la organización, debe ser administrado en forma similar a los restantes, y debe contar con un
área específica que ejerza esa administración. La administración
de los recursos informáticos (el enfoque ARI) empieza a verificarse
cuando se ejerce la administración del recurso informático más
importante: la información.
Administrar la información implica no sólo administrar, además,
el hardware y el software, sino también administrar los sistemas
de archivos (pues lo que se archiva es información), los
sistemas de comunicaciones (pues lo que se comunica es información), el sistema de administración de formularios (pues los formularios son un soporte físico de la información), e incluso el
sistema de duplicación (pues lo que se duplica es información).
Por ello, la gerencia ARI es un área en la que, “además”, se maneja
un centro de cómputos.
Por otra parte, y con mayor frecuencia que la deseable, se
encuentran organizaciones en las que el área de Sistemas sólo
asume responsabilidad sobre los datos digitales y los procesos
computadorizados. Un área de este tipo ejerce su jurisdicción sobre
los datos sólo a partir del momento en que los mismos se
incorporan a una computadora; todos los otros datos, o esos mismos
mientras circulan por otras vías, son considerados ajenos a la
incumbencia del área de Sistemas, con lo que, en la realidad,
nadie se encarga de administrarlos.
CONCEPTOS DE SISTEMAS
Los sistemas se caracterizan por los siguientes conceptos:
Elementos
Los elementos son los componentes de cada sistema. Los elementos
de un sistema pueden a su vez ser sistemas por derecho
propio, es decir, subsistemas. Los elementos de sistemas pueden
ser inanimados (no vivientes), o dotados de vida (vivientes). La
mayoría de los sistemas con los cuales tratamos son agregados de
ambos. Los elementos que entran al sistema se llaman “entradas”,
y los que lo dejan se llaman “salidas” o “resultados”.
Proceso de conversión
Los sistemas organizados están dotados de un proceso de
conversión por el cual los elementos del sistema pueden cambiar
de estado. El proceso de conversión cambia elementos de entrada
en elementos de salida. En un sistema con organización, los procesos
de conversión generalmente agregan valor y utilidad a las
entradas, al convertirlas en salidas. Si el proceso de conversión
reduce el valor o utilidad, se trata de un sistema que impone
costos e impedimentos.
LECTURAS COMPLEMENTARIAS
Entradas y recursos
La diferencia entre entradas y recursos es mínima, y depende
sólo del punto de vista y de las circunstancias. En el proceso de
conversión, las entradas son generalmente los elementos sobre los
cuales se aplican los recursos.
Cuando se identifican las entradas y recursos de un sistema, es importante especificar si están o no bajo control del diseñador del sistema, es decir, si pueden ser considerados como parte del sistema o parte del ambiente. Cuando se evalúa la eficacia de un sistema para lograr sus objetivos, las entradas y los recursos generalmente se considerarán como costos.
Salidas o resultados
Las salidas son los resultados del proceso de conversión del
sistema y se cuentan como “resultados”, “éxitos” o “beneficios”.
El ambiente
Es imperativo decidir sobre los límites de los sistemas cuando
se estudian sistemas abiertos, es decir, sistemas que interactúan
con otros sistemas. La definición de los límites de sistemas determina
cuáles sistemas se consideran bajo control de quienes toman
las decisiones y cuáles se dejan fuera de su jurisdicción (considerados
como “conocidos” o “dados”). A pesar que se implanten límites
a un sistema, no pueden ignorarse las interacciones con el ambiente.
Propósito y función
Los sistemas inanimados están desprovistos de un propósito
evidente. Adquieren un propósito o función específicos cuando
entran en relación con otros subsistemas en el contexto de un
sistema más grande. Por tanto, las conexiones entre subsistemas,
y entre subsistemas y el sistema total, son de considerable importancia en el estudio de sistemas.
Atributos
Los sistemas, subsistemas y sus elementos están dotados de
atributos o propiedades. Los atributos pueden ser cuantitativos o
cualitativos. Esta diferenciación determina el enfoque a utilizarse
para medirlos. Los atributos cualitativos ofrecen mayor dificultad
de definición y medición que los atributos cuantitativos. Los atributos
en ocasiones se usan como mediciones de eficacia, aunque
deben diferenciarse el atributo y su medición.
Metas y objetivos
La identificación de metas y objetivos es de suprema importancia
para el diseño de sistemas. En la medida en que se disminuye
el grado de abstracción, los enunciados acerca de metas y
objetivos serán mejor definidos y más operativos. Las mediciones
de eficacia, que presentan el valor de los atributos del sistema,
regulan el grado en que se satisfacen los objetivos del mismo.
Estructura
La noción de “estructura” se vincula con la forma de las relaciones
que mantienen los elementos del conjunto. La estructura
puede ser simple o compleja, dependiendo del número y tipo de
interrelaciones entre las partes del sistema. Los sistemas complejos involucran jerarquía, es decir, niveles ordenados de partes, elementos o subsistemas. La eficacia de un sistema depende del tipo y forma de interrelaciones entre sus componentes.
CRITICA:
En nuestra cultura, esta muy arraigada la visión parcial de las cosas. Es por esto que es muy importante la integración del sistema para poder visualizar de una manera mas integra la información que se utiliza para poder utilizar todo el potencial contenido en el. Esta será la clave del éxito de la organización.
Alumnos:
Sergio Carrizo Leg: 13090-Contador Publico
Julian Ruffo Leg: 10824-Contador Publico
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